Служба дезинфекции, дезинсекции и дератизации
+7 (495) 185-14-83
Работаем по договору в Москве и области
Журнал учёта дезинфицирующих средств — это внутренний документ организации, в котором фиксируют, какие средства поступили на объект, сколько и на что израсходовано и сколько осталось. Он связывает между собой три вещи, которые обычно существуют по отдельности: закупку с накладными и документами поставщика, фактические уборки и обработки, остаток на складе. Пока эти части не сведены в одну таблицу, подтвердить, что дезинфекция на объекте действительно проводится, практически нечем.
Чаще всего вопрос про журнал возникает в двух ситуациях. Первая — объект готовится к проверке, и выясняется, что средства покупаются, уборка проводится, а записей нет. Вторая — бизнес только собирает санитарную документацию: открывается кафе, магазин, склад, пищевое производство или медицинский кабинет, и нужно понять, какие журналы вообще заводить, кто их будет заполнять и как часто.
Ниже разбираем узкую тему: что это за журнал, что именно в него вносят, как он стыкуется с приходом и расходом средств и с графиком обработок, кто отвечает за записи и на что обычно смотрят при проверке. Материал рассчитан на собственника или управляющего, который не занимается санитарной документацией каждый день и хочет понять логику, а не заучивать формулировки.
По сути это учётная тетрадь или таблица, где по каждому наименованию дезинфицирующего средства ведётся простая арифметика: было — поступило — израсходовано — осталось. К этому добавляются даты, помещения или зоны, в которых средство применялось, и подпись сотрудника, сделавшего запись. Никакой сложной методики здесь нет: ценность журнала не в форме, а в том, что записи ведутся регулярно и совпадают с реальностью.
Единой обязательной формы, одинаковой для кафе, склада и офиса, не существует. Форму организация закрепляет сама — как правило, приказом руководителя и программой производственного контроля, где заодно указывают ответственного за ведение. Поэтому в одной компании это прошитая тетрадь, в другой — распечатанная и подписанная таблица, в третьей — отдельный раздел общего санитарного журнала. Все варианты рабочие, если журнал реально заполняется.
Требование вести дезинфекционные мероприятия и подтверждать их вытекает из санитарного законодательства: Федеральный закон № 52-ФЗ обязывает организации проводить санитарно-противоэпидемические (профилактические) мероприятия, а действующие СанПиН конкретизируют, как это устроено на разных типах объектов. Журнал — тот инструмент, который переводит обязанность из общей формулировки в проверяемые записи.
Полезно смотреть на журнал не как на документ «для инспектора», а как на обычный складской и управленческий учёт, только в санитарной зоне. Он отвечает на вопросы, которые всё равно возникают у любого управляющего: сколько средств уходит в месяц, когда пора закупать, не расходуется ли подозрительно много или подозрительно мало, кто именно проводил обработку конкретного помещения и в какой день.
Отдельная практическая польза — журнал дисциплинирует. Когда запись нужно сделать сразу после обработки и поставить подпись, уборка перестаёт быть делом «когда дойдут руки». Для общепита, пищевых производств и объектов с высокой проходимостью это часто важнее, чем сам факт наличия документа на полке.
Набор граф зависит от объекта и от того, как в компании организованы уборка и обработки, но базовая структура почти всегда одинаковая. Ниже — типовой состав, от которого удобно отталкиваться, когда журнал заводится с нуля.
| Графа журнала | Что в неё вносят |
|---|---|
| Дата | День поступления средства или день его применения — в зависимости от раздела журнала |
| Наименование средства | Название по документам поставщика и действующее вещество, если оно указано в инструкции |
| Приход | Количество поступившего средства, реквизиты накладной, номер партии и срок годности |
| Расход | Сколько израсходовано, в каком помещении или зоне и по какому виду работ: текущая уборка, генеральная уборка, обработка инвентаря |
| Концентрация и объём раствора | Какой рабочий раствор приготовлен: концентрация по инструкции, объём, время выдержки на поверхности |
| Остаток и подпись | Количество, оставшееся после операции, ФИО и подпись сотрудника, сделавшего запись |
Если на объекте ежедневно готовят рабочие растворы, часть этих данных нередко выносят в отдельный журнал приготовления растворов — так удобнее, когда растворы делают каждую смену, а поставки приходят раз в несколько месяцев. Оба варианта нормальны: важно, чтобы приход, расход и остаток сходились между собой, а не то, в скольких тетрадях они записаны.
Приход — это фиксация поступления средства на объект. В журнал вносят дату, наименование, количество, реквизиты документа поставщика, а также номер партии и срок годности. Последние две позиции часто пропускают, а зря: именно они позволяют потом быстро понять, не применялось ли просроченное средство и из какой партии сделан конкретный раствор.
Вместе со средством у организации должны оказаться документы на него: свидетельство о государственной регистрации, инструкция (методические указания) по применению и документ о соответствии от поставщика. Журнал их не заменяет — он на них опирается. Инструкция по применению здесь ключевая: из неё берутся концентрации, время выдержки, области применения и меры предосторожности, а значит и то, что вы потом пишете в графе расхода.
К приходу примыкает вопрос хранения. Дезинфицирующие средства держат отдельно от продуктов, сырья, посуды и личных вещей персонала, в закрытом и, как правило, запираемом месте, в оригинальной упаковке с этикеткой. Если хранение организовано неправильно, аккуратный журнал ситуацию не спасёт: записи и фактическое состояние склада всегда смотрят вместе.
Расход — самая содержательная часть журнала. Здесь фиксируют, когда, где и на что израсходовано средство: текущая уборка, генеральная уборка, обработка отдельной зоны после инцидента, обработка инвентаря, тары или транспорта. Чем конкретнее указано помещение, тем полезнее журнал: по нему видно, какие участки объекта обрабатываются регулярно, а какие годами выпадают из графика.
Вторая половина расхода — рабочий раствор. Средство почти никогда не применяется в концентрате, поэтому в записи указывают, какой раствор приготовлен: концентрация, объём, время выдержки на поверхности. Все эти значения берутся из инструкции к конкретному средству и не придумываются на месте. Раствор «на глаз» опасен в обе стороны: слабый не даёт нужного эффекта, избыточный портит поверхности и вреден для персонала.
Логика тут простая: расход должен объясняться работой. Если по журналу уборок значится ежедневная влажная уборка производственных помещений, а расход средства за месяц равен одному флакону, эти данные противоречат друг другу. Такие несостыковки заметны быстрее всего — и внутреннему контролю, и проверяющему, и новому управляющему, который принимает объект.
Остаток — это то, что связывает журнал с реальным складом. Формально всё просто: остаток по журналу должен совпадать с тем, что фактически стоит в шкафу для дезсредств. Регулярная сверка занимает несколько минут, но именно она показывает, ведётся ли учёт по-настоящему или журнал переписывают задним числом перед проверкой.
Расхождения бывают безобидные: забыли записать выдачу, разлили, списали неучтённо. Важно не то, что расхождение возникло, а то, что оно найдено и объяснено. Гораздо хуже выглядит журнал, где остатки идеально ровные несколько месяцев подряд, а на складе стоят совсем другие объёмы, — это читается однозначно и портит впечатление от всей остальной документации.
Журнал ведёт сама организация — это её внутренний учётный документ. Ответственного назначают приказом руководителя: в общепите это обычно заведующий производством или шеф-повар, в магазине — администратор или заведующий, на складе и производстве — назначенный мастер или специалист, отвечающий за санитарное состояние, в медицинском кабинете — старшая медсестра. Важно, чтобы ответственный был один и понятный, а не «все понемногу».
| Документ | Кто обычно ведёт | Как часто вносятся записи |
|---|---|---|
| Журнал учёта дезинфицирующих средств | Ответственный, назначенный приказом руководителя | При каждом поступлении и при выдаче средства в работу |
| Журнал приготовления рабочих растворов | Сотрудник, который готовит раствор | В день приготовления раствора |
| Журнал уборок и дезинфекционных мероприятий | Ответственный за помещение или за смену | По факту проведения уборки или обработки |
| Акты выполненных работ подрядчика | Оформляет исполнитель, подписывает заказчик | По факту каждого выезда |
| Программа производственного контроля | Организация, при необходимости вместе с подрядчиком | Разрабатывается один раз, актуализируется при изменениях на объекте |
Подрядчик, который выполняет дезинфекцию, дезинсекцию или дератизацию по договору, ведёт свою часть документов и передаёт вам акты и сведения о применённых средствах. Но внутренний журнал остаётся вашим: записи о том, чем и как убирает ваш собственный персонал в промежутках между выездами специалистов, за вас никто не сделает.
Строгость требований зависит от того, чем занимается объект и какие на нём риски. Чем ближе деятельность к продуктам питания, воде, людям с ослабленным здоровьем и высокой проходимости, тем внимательнее смотрят на учёт дезинфицирующих средств и тем подробнее должен быть журнал.
Для офиса и небольшого непищевого объекта журнал обычно проще: меньше номенклатура средств и реже операции. Но это не означает «можно без него». Если на объекте вообще применяются дезинфицирующие средства, учёт этих средств логично вести в любом случае — хотя бы в минимальном объёме, привязанном к реальному графику уборки.
При проверке журнал редко изучают построчно за весь период. Обычно смотрят несколько ключевых точек, по которым сразу видно, живой это документ или оформленный накануне вечером. Знать эти точки полезно и для внутреннего контроля — по ним удобно проверять себя самостоятельно.
Отдельно обращают внимание на то, применяются ли на объекте именно те средства, которые заявлены в программе производственного контроля и во внутренних документах. Ситуация «в ППК одно, в шкафу другое, в журнале третье» встречается часто и снимается обычной регулярной сверкой документов с фактическим остатком.
Большинство проблем с журналом не связаны со сложностью темы. Это типовые организационные ошибки, которые повторяются на разных объектах независимо от отрасли и размера бизнеса.
Все эти ошибки лечатся одинаково: журнал должен заполняться в момент действия, а не в конце месяца, и должен быть встроен в те же процессы, что уборка, закупка и приёмка работ подрядчика. Как только запись становится частью процедуры, а не отдельной задачей «оформить документы», журнал перестаёт быть проблемой.
Журнал учёта дезинфицирующих средств почти никогда не существует сам по себе. Он опирается на программу производственного контроля: именно там описано, какие санитарные мероприятия проводятся на объекте, с какой периодичностью, какие средства применяются и кто за это отвечает. Журнал — фактическая сторона того, что в ППК описано на уровне плана.
Для общепита и пищевого производства журнал дополнительно связан с системой ХАССП: санитарная обработка оборудования, инвентаря и поверхностей относится к базовым программам, а записи о ней входят в доказательную часть системы. Если на объекте внедрён ХАССП, требования к аккуратности журналов обычно строже, чем в среднем по рынку, и внутренние аудиты замечают пробелы раньше внешних проверок.
Третья связка — договор на дезинфекцию, дезинсекцию и дератизацию и акты выполненных работ. Обработки, которые выполняет специализированная организация, попадают в акты, а ежедневные внутренние мероприятия — в ваши журналы. Вместе они дают полную картину: что делает персонал, что делает подрядчик, какими средствами и с какой периодичностью.
Разделение зон здесь важно, потому что путаница в этом месте встречается регулярно. Организация ведёт внутренний учёт средств, которые применяет её собственный персонал при уборке и текущей дезинфекции. Подрядчик, выполняющий работы по договору, отвечает за свою часть: применяемые им средства, порядок и объём работ, оформление актов по результатам выезда.
Мы работаем как коммерческая организация-подрядчик и можем закрыть свою сторону целиком: выполнить дезинфекцию, дезинсекцию, дератизацию и дезодорацию на объекте в Москве и Московской области, передать акты и сведения о применённых средствах, помочь привести в порядок форму журнала и объяснить ответственному сотруднику, что и когда в него вносить. Объём работ и документов фиксируется договором.
Чего мы не делаем — не выдаём разрешений и не заменяем собой надзорные органы. Журнал остаётся вашим внутренним документом, а выводы о состоянии объекта делает не подрядчик. Практическая польза здесь в другом: собрать документацию так, чтобы записи, закупка, фактические обработки и программа производственного контроля не противоречили друг другу.
Оставьте телефон — перезвоним, уточним задачу и сориентируем по стоимости и срокам выезда.